Mit der elektronischen Ersatzbescheinigung (eEB) steht eine weitere Neuerung im vertragsärztlichen Versorgungssystem zur Verfügung. Sie ersetzt seit Oktober 2024 die bisherige Ersatzbescheinigung in Papierform und kommt insbesondere dann zum Einsatz, wenn ein Versicherter seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) nicht vorlegen kann – etwa weil sie vergessen wurde, defekt ist oder der Patient ein Rezept per Telefon bestellt. Die eEB basiert auf dem zum 1. Oktober 2024 neu in Kraft getretenen § 291 Abs. 9 SGB V, der mit dem Digital-Gesetz eingeführt wurde. Daraufhin wurde die Anlage 4a zum Bundesmantelvertrag–Ärzte (BMV-Ä) ergänzt.
Kein persönliches Erscheinen in der Praxis nötig
Durch diese Entwicklung eröffnen sich für Ärztinnen und Ärzte neue Wege, um auch ohne direkten Patientenkontakt Rezepte auszustellen. Damit kann u. a. bei einem Quartalswechsel ein E-Rezept ausgestellt werden, ohne dass die Patientin persönlich in der Praxis erscheinen muss. Dies erleichtert vor allem die Ausstellung von Wiederholungsrezepten für bereits bekannte Patienten, etwa wenn sie ein Dauerrezept benötigen und keine erneute Untersuchung erforderlich ist. Ist der Patient bereits bekannt und die medizinische Indikation eindeutig, kann die eEB genutzt werden, um sicherzustellen, dass gültige Versichertendaten im aktuellen Quartal vorliegen. Nach Übermittlung der eEB ist es für die Praxis rechtlich möglich, ein E-Rezept auszustellen, selbst wenn der Patient das ganze Quartal nicht persönlich erscheint. Damit entfällt die bisherige Notwendigkeit, dass ein Angehöriger oder Bekannter die eGK stellvertretend in der Praxis einlesen lässt.
Datenübertragung durch die Krankenkasse
Die Funktionsweise ist einfach: Patienten, die ihre eGK nicht zur Hand haben (oder die Karte nicht eingelesen werden kann), können über eine von ihrer Krankenkasse bereitgestellte Online-Benutzeroberfläche eine elektronische Ersatzbescheinigung anfordern. Die Krankenkasse übermittelt daraufhin die relevanten Versichertenstammdaten (insbesondere Name, Geburtsdatum, Versichertenart, Wohnort) auf sicherem Weg über den Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) an die ärztliche Praxis.
Grundsätzlich fordert der Patient die eEB selbst an, indem er der Krankenkasse die KIM-Adresse der Praxis mitteilt. In der Praxis kann dies z. B. durch das Scannen eines QR-Codes erfolgen, der die Adresse enthält. Die Daten werden anschließend automatisch in das Patientenverwaltungssystem (PVS) übernommen. Alternativ ist es laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung (KBV) möglich, dass Ärztinnen und Ärzte im Auftrag des Versicherten selbst eine eEB anfordern. Voraussetzung ist dann allerdings, dass zuvor die Einwilligung des Patienten eingeholt und dokumentiert wird.
Zur Zeit wird der Abruf von einzelnen Krankenkassen bereits in einer Pilotphase angeboten. Da die Nutzung ab dem 1. Juli 2025 im Rahmen der vertragsärztlichen Versorgung verpflichtend ist, müssen spätestens dann alle gesetzlichen Krankenkassen den Abruf ermöglichen.
Ersatzverfahren bleibt möglich
Sollte im Einzelfall weder eine eGK noch eine eEB vorgelegt werden können, kann auch das bisher üblich Ersatzverfahren zur Anwendung kommen. Dann müssen die wesentlichen Versichertendaten manuell erhoben und auf dem Abrechnungsschein vom Patienten durch Unterschrift bestätigt werden. Wird die eGK oder die eEB innerhalb von zehn Tagen nachgereicht, kann die Abrechnung auf dieser Basis erfolgen. Andernfalls darf die Leistung privat berechnet werden – allerdings muss eine Erstattung an den Patienten erfolgen, falls die Karte oder die eEB doch noch vor Quartalsende vorgelegt wird und zum Behandlungszeitpunkt gültig war.
