Wird eine „falsche“ Rechnung erst nach Zahlungseingang erkannt, sollte die ursprüngliche Rechnung nicht kommentarlos geändert werden. Grundsätzlich ist zwischen einer vollständigen Neuausstellung und einer Berichtigung zu unterscheiden. Eine neue Rechnung kommt nur dann in Betracht, wenn die Originalrechnung an die Praxis zurückgegeben wird. Andernfalls empfiehlt sich eine ausdrücklich als „Berichtigung zu Rechnung Nr. …“ gekennzeichnete korrigierte Rechnung. Hintergrund ist, dass Kostenträger regelmäßig nur auf Grundlage von Originalrechnungen erstatten. Ist davon auszugehen, dass die Patientin oder der Patient die Rechnung bereits bei Versicherung oder Beihilfe eingereicht hat, sollte in einem Begleitschreiben ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass auch dort eine Korrektur vorzunehmen ist. Sowohl die Berichtigung als auch eine etwaige Rückerstattung sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Unabhängig davon gilt: Der Honoraranspruch des Arztes oder der Ärztin wird nach § 12 GOÄ erst fällig, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung dem Zahlungspflichtigen zugeht. Eine zeitnahe Rechnungsstellung ist daher nicht nur organisatorisch, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll. Erfahrungen zeigen, dass zeitnah erstellte Rechnungen schneller beglichen werden. Wer hingegen mehrere Monate abwartet, erhöht das Risiko verzögerter Zahlungseingänge und eines später aufwendigeren Mahnverfahrens.
Auch die Verjährung ist zu beachten. Nach den allgemeinen zivilrechtlichen Regeln beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine Honorarforderung aus März 2026 verjährt somit grundsätzlich mit Ablauf des 31.12.2029. Eine bloße Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Durch Teilzahlungen oder eine schriftliche Anerkennung der Forderung beginnt die Verjährungsfrist wieder neu. Rechtssicher gehemmt wird sie etwa durch Klageerhebung.
Um ein effektives Mahnwesen umzusetzen, empfiehlt sich bereits in der Rechnung eine klare Zahlungsfrist zu setzten und darauf hinzuweisen, dass bei Überschreiten der Frist Verzugskosten entstehen. Üblich sind Fristen zwischen einer und vier Wochen; in Einzelfällen kann auch eine kürzere Frist sachgerecht sein. Erfolgt keine Zahlung, sollte schriftlich gemahnt werden mit Hinweis auf mögliche Verzugszinsen sowie Mahnkosten.
Gleichzeitig ist Augenmaß gefragt: Kleinste Forderungen in letzter Konsequenz zu verfolgen, bindet viel Zeit und erfordert überproportionalen Einsatz. Seit dem Jahresanfang 2026 ist zudem gesetzlich geregelt, dass ärztliche Honorarforderungen unabhängig von ihrer Höhe ausschließlich bei den Landgerichten geltend gemacht werden können. Dort besteht Anwaltszwang. Dies führt zu deutlich höheren Kosten und erhöht das wirtschaftliche Risiko eines gerichtlichen Vorgehens – auch bei geringen Streitwerten. Vor diesem Hintergrund sollte sorgfältig abgewogen werden, ob und in welchem Umfang Forderungen weiterverfolgt werden.
Zur Wirtschaftlichkeit gehört schließlich auch, Mindestbeträge für den Rechnungsversand festzulegen. Eine Einzelrechnung über wenige Euro verursacht Porto- und Verwaltungskosten, die in keinem Verhältnis zum Ertrag stehen. Viele Praxisverwaltungssysteme ermöglichen es, Kleinbeträge zu bündeln und erst ab einer bestimmten Höhe zu liquidieren.
