Nicht wahrgenommene Behandlungstermine sind für Arztpraxen mehr als nur ärgerlich. Gerade bei längeren Untersuchungen bleibt kurzfristig ein Zeitfenster frei, das kaum noch anderweitig vergeben werden kann. Ein Ausfallhonorar kann grundsätzlich möglich sein. Eine aktuelle Entscheidung des Amtsgerichts Bad Urach zeigt aber: Die Vereinbarung muss klar und transparent sein.
Im entschiedenen Fall hatte ein Zahnarzt in seinen Anamnesebogen folgenden Hinweis aufgenommen:
„Wir bieten Ihnen den Service einer reinen Bestellpraxis. Das heißt, an Ihrem Termin ist die Zeit nur für Sie reserviert. Wir bitten Sie daher, Termine rechtzeitig, jedoch mindestens 24 Stunden vorher abzusagen. Ansonsten müssen wir Ihnen die freigehaltene Zeit in Rechnung stellen.“
Eine Patientin sagte einen länger vorgesehenen Behandlungstermin erst kurz vor Beginn krankheitsbedingt ab. Der Zahnarzt stellte ihr 200 Euro als Ausfallgebühr in Rechnung.
Das Amtsgericht Bad Urach (Az. 1 C 3/26) sprach ihm die Ausfallgebühr nicht zu. Dabei stellte das Gericht ausdrücklich klar, dass eine Ausfallpauschale grundsätzlich wirksam vereinbart werden kann. Problematisch war die konkrete Gestaltung.
Schon die Einbettung der Regelung in den Anamnesebogen hielt das Gericht für zweifelhaft. Das Formular diente vor allem der Erfassung von Gesundheitsangaben; mit ihrer Unterschrift bestätigte die Patientin deren Richtigkeit. Ob damit zugleich eine gesonderte Entgeltregelung wirksam einbezogen wurde, blieb fraglich.
Entscheidend war jedoch die fehlende Transparenz. Die Formulierung, die „freigehaltene Zeit in Rechnung“ zu stellen, ließ nicht erkennen, welcher Betrag im Fall einer kurzfristigen Absage entstehen würde. Weder die zugrunde gelegte Zeit noch ein Stundensatz oder ein konkreter Pauschalbetrag waren genannt. Damit konnte die Praxis die Höhe nachträglich weitgehend selbst bestimmen. Das verstößt nach Auffassung des Gerichts gegen das Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB.
Für Arztpraxen ist die Entscheidung übertragbar. Wer ein Ausfallhonorar vereinbaren möchte, muss die Regelung nicht nur als Hinweis im Wartezimmer oder versteckt im Anamnesebogen platzieren. Notwendig ist eine gesonderte Vereinbarung, aus der hervorgeht, dass der Termin verbindlich und exklusiv reserviert wird. Die Absagefrist muss eindeutig benannt und vor allem die Höhe des möglichen Ausfallhonorars bereits im Vorfeld konkret festgelegt werden.
Auch die tatsächliche Praxisorganisation muss dazu passen. Ein Ausfallhonorar lässt sich dann begründen, wenn ein bestimmtes Zeitfenster tatsächlich ausschließlich für einen Patienten freigehalten wird – etwa für längere Erstvorstellungen, Funktionsdiagnostik oder andere zeitintensive Untersuchungen. Kann der Termin kurzfristig anderweitig vergeben werden, ist dies bei einem geltend gemachten Ausfall zu berücksichtigen.
Der BDI hat hierzu ein Musterformular entwickelt. Es enthält eine gesonderte Vereinbarung über die Bestellpraxis, eine 24-Stunden-Absagefrist, Felder zur konkreten Festlegung des Ausfallhonorars sowie Hinweise zur praktischen Anwendung.
Zum Download: BDI-Muster „Vereinbarung über verbindliche Behandlungstermine und Ausfallhonorar" (Sie müssen dafür im Mitgliederbereich angemeldet sein).
Fazit: Das Urteil des Amtsgericht Bad Urach bedeutet gerade nicht, dass Ausfallhonorare in Arztpraxen unzulässig sind. Wer Behandlungszeit exklusiv reserviert und bei kurzfristigem Ausfall eine Gebühr verlangen möchte, muss allerdings vorher klar festlegen, unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe sie anfällt.